SharePoint থেকে Data Fetch করা এবং Update করা

Power Automate ব্যবহার করে আপনি SharePoint সাইট থেকে ডেটা fetch (নিতে) এবং update (আপডেট) করতে পারেন। SharePoint একটি জনপ্রিয় প্ল্যাটফর্ম যা দলগত কাজ এবং তথ্য পরিচালনার জন্য ব্যবহৃত হয়, এবং Power Automate এর মাধ্যমে আপনি SharePoint এর ডেটা অটোমেটিকভাবে পরিচালনা করতে পারেন।

এই প্রক্রিয়া দুইটি গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকশন ব্যবহার করে সম্পন্ন করা হয়:

• Get items: SharePoint তালিকা থেকে ডেটা আনার জন্য।
• Update item: SharePoint তালিকার আইটেম আপডেট করার জন্য।

SharePoint থেকে Data Fetch (Get Items)

Power Automate এ SharePoint list থেকে ডেটা fetch বা retrieve করতে আপনি Get items অ্যাকশন ব্যবহার করবেন। এটি SharePoint তালিকা থেকে সমস্ত আইটেম বা নির্দিষ্ট শর্তে ফিল্টার করা আইটেম নিয়ে আসতে সাহায্য করে।

Get Items ব্যবহার করার ধাপ

1. Power Automate ফ্লো তৈরি করুন:
   • Power Automate এ লগইন করুন এবং একটি নতুন ফ্লো তৈরি করুন বা একটি বিদ্যমান ফ্লো খুলুন।
2. SharePoint সংযোগ তৈরি করুন:
   • Add an action বাটনে ক্লিক করুন এবং Get items টাইপ করুন। তারপর SharePoint কনেক্টর থেকে Get items অ্যাকশন নির্বাচন করুন।
3. SharePoint সাইট এবং তালিকা নির্বাচন করুন:
   • Site Address: SharePoint সাইটের URL নির্বাচন করুন বা লিখুন।
   • List Name: যেই SharePoint তালিকা থেকে ডেটা আনতে চান তা নির্বাচন করুন।
4. Optional Filters এবং Sort:
   • আপনি চাইলে OData filters (যেমন, Title eq 'Sample') ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ডেটা ফিল্টার করতে পারেন।
   • Order by ব্যবহার করে ডেটাকে কোনো নির্দিষ্ট কলাম অনুসারে সাজাতে পারেন।
5. Output ব্যবহার করুন:
   • Get items অ্যাকশনটি থেকে যে ডেটা আসবে তা পরবর্তী স্টেপে ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, For Each লুপ ব্যবহার করে প্রতিটি আইটেমে কার্যকরী অ্যাকশন চালাতে পারেন।

Get Items Example:

আপনি যদি SharePoint তালিকা থেকে সব আইটেমের Title এবং Status আনার চান:

• Site Address: https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yoursite
• List Name: Tasks
• Filter Query: Status eq 'Pending'

এভাবে আপনি শুধুমাত্র Pending স্ট্যাটাসের আইটেমগুলো নিয়ে আসতে পারেন।

SharePoint এ Data Update (Update Item)

Power Automate এর মাধ্যমে আপনি SharePoint list এর আইটেমকে update করতে পারেন। এটি সাধারণত তখন ব্যবহৃত হয় যখন আপনি কোনো তালিকা আইটেমে কিছু পরিবর্তন আনতে চান, যেমন ফিল্ডের মান পরিবর্তন করা।

Update Item ব্যবহার করার ধাপ

1. Power Automate ফ্লো তৈরি করুন:
   • Power Automate এ একটি নতুন ফ্লো তৈরি করুন বা একটি বিদ্যমান ফ্লো খুলুন।
2. Get Items অ্যাকশন যোগ করুন:
   • যদি আপনি ডেটা আপডেট করতে চান তবে আগে Get items ব্যবহার করে যে আইটেমগুলো আপডেট করতে হবে তা fetch করতে হবে।
3. Update item অ্যাকশন যোগ করুন:
   • Add an action এ ক্লিক করুন এবং SharePoint কনেক্টর থেকে Update item অ্যাকশনটি নির্বাচন করুন।
4. SharePoint সাইট এবং তালিকা নির্বাচন করুন:
   • Site Address: SharePoint সাইটের URL নির্বাচন করুন।
   • List Name: যেই তালিকাটি আপডেট করতে চান তা নির্বাচন করুন।
5. Item ID নির্বাচন করুন:
   • ID ফিল্ডে সেই আইটেমের ID প্রদান করুন যেটি আপডেট করতে চান। সাধারণত, Get items থেকে পাওয়া ID ব্যবহার করতে হয়।
6. Fields Update করুন:
   • এখানে আপনি সেই ফিল্ডগুলো আপডেট করবেন যেগুলোর মান পরিবর্তন করতে চান। যেমন, Title, Status, Due Date, ইত্যাদি।

Update Item Example:

ধরা যাক, আপনি একটি SharePoint তালিকা থেকে একটি নির্দিষ্ট Task আইটেমের Status আপডেট করতে চান। আপনাকে প্রথমে Get items দিয়ে তালিকার আইটেমগুলি fetch করতে হবে, এবং তারপর সেগুলির Status ফিল্ড আপডেট করতে হবে।

• Site Address: https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yoursite
• List Name: Tasks
• ID: 123 (যেখানে 123 হলো আইটেমের ID)
• Title: "Complete Report"
• Status: "Completed"

এইভাবে Status ফিল্ডটি "Completed" দিয়ে আপডেট করা যাবে।

Power Automate এর মাধ্যমে SharePoint Data Fetch এবং Update করার সুবিধা

• Automation: SharePoint থেকে ডেটা আনা এবং আপডেট করা পুরোপুরি অটোমেটিক করা যায়, যা সময় এবং ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা বাঁচায়।
• Error Handling: সহজেই ত্রুটি পরিচালনা করতে পারেন, যেমন কোনো আইটেম না পাওয়া গেলে।
• Data Integrity: একাধিক শর্তে ডেটা আপডেট করা সম্ভব, যার মাধ্যমে data consistency নিশ্চিত করা যায়।
• Real-time Update: যখনই SharePoint তালিকায় কোনো পরিবর্তন হবে, তখনই Power Automate ফ্লো কার্যকর হবে এবং তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা আপডেট করতে সাহায্য করবে।

Conclusion

Power Automate এর মাধ্যমে SharePoint থেকে ডেটা fetch এবং update করার প্রক্রিয়া অত্যন্ত সহজ এবং কার্যকর। এই ধরনের অটোমেশন আপনাকে ডেটা ম্যানেজমেন্ট আরও সহজ এবং দক্ষভাবে পরিচালনা করতে সাহায্য করবে, যা শেষ পর্যন্ত টাস্ক ম্যানেজমেন্ট এবং প্রকল্প সম্পাদনে গতি এবং সুবিধা আনে।